Spanish for Customer Service

Handle calls and requests from Spanish-speaking customers politely, with audio.

Words you need

SpanishEnglish
el clientethe customer
la cuentathe account
el pedidothe order
la quejathe complaint
el reembolsothe refund
la facturathe invoice
el número de pedidothe order number
el correo electrónicothe email

Questions to ask

SpanishEnglish
¿En qué puedo ayudarle?How can I help you?
¿Me puede dar su nombre completo?Can you give me your full name?
¿Cuál es su número de pedido?What is your order number?
¿Puede deletrearlo, por favor?Can you spell it, please?
¿Cuál es el problema?What is the problem?
¿Puedo ayudarle en algo más?Can I help you with anything else?

Things to say

SpanishEnglish
Gracias por llamar.Thank you for calling.
Un momento, por favor.One moment, please.
Voy a revisar su cuenta.I am going to check your account.
Lamento el inconveniente.I am sorry for the inconvenience.
Le vamos a enviar un reembolso.We are going to send you a refund.
Su pedido llega mañana.Your order arrives tomorrow.
Le paso con un supervisor.I am transferring you to a supervisor.
Que tenga un buen día.Have a good day.

A short conversation

On the phone

An agent takes a call.
Gracias por llamar. ¿En qué puedo ayudarle? (Thank you for calling. How can I help you?)
Mi pedido no ha llegado. (My order has not arrived.)
Lamento el inconveniente. ¿Cuál es su número de pedido? (I am sorry for the inconvenience. What is your order number?)
Es el cuatro, cinco, dos, uno. (It is four, five, two, one.)
Un momento, por favor. Su pedido llega mañana. (One moment, please. Your order arrives tomorrow.)

Common mistakes to avoid

Use usted with people you do not know

The usted form is the polite choice at work.
¿Cómo se llama? (What is your name?)
¿En qué puedo ayudarle? (How can I help you?)

Lamento is more formal than lo siento

In customer service, lamento sounds professional.
Lamento la demora. (I am sorry for the delay.)
Lamento el error. (I am sorry for the mistake.)

Practice: say it in Spanish

Say each sentence in Spanish, then open it to check your answer.

1. Thank you for calling.

Gracias por llamar.

2. One moment, please.

Un momento, por favor.

3. What is your order number?

¿Cuál es su número de pedido?

4. I am sorry for the inconvenience.

Lamento el inconveniente.

5. Can I help you with anything else?

¿Puedo ayudarle en algo más?

6. Have a good day.

Que tenga un buen día.

Quick quiz: Customer Service Spanish

1. "el pedido" is:

2. "la queja" is:

3. "Un momento, por favor" means:

4. "el reembolso" is:

5. "Lamento el inconveniente" means:

6. "¿Puede deletrearlo?" asks the customer to:

7. "Le paso con un supervisor" means:

8. "Que tenga un buen día" means:

9. "el cliente" means:

10. "la cuenta" means:

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